Le nostre procedure di Safe Check-in per i futuri Ospiti

Eugenio Elia • 26 aprile 2020

Caro Host,

spero tu stia trascorrendo delle giornate serene nonostante l'enorme sfida che ci ha lanciato l’emergenza COVID-19. In attesa che la situazione migliori e che arrivino dal Governo direttive precise su quando e come riprendere le attività, sono certo che anche tu stai cercando di riformulare i tuoi modelli di lavoro per migliorarti.

Oggi ti voglio parlare del “Safe check in”, ovvero delle nuove procedure di accoglienza che utilizzerò nei miei appartamenti turistici per accogliere gli ospiti. Preciso che tutte misure si adegueranno ad eventuali direttive che verranno stabilite dalle autorità competenti; e non si rivolgono in particolare alle strutture ricettive più grandi che, oltre ad avere la reception, offrono anche altri servizi come la somministrazione di alimenti e bevande.

Safe check in on-site

Le procedure di check in on site si riferiscono alle attività di accoglienza e check in che tu o i tuoi collaboratori farete personalmente agli ospiti della tua casa vacanza.

Si parte dal presupposto che la casa vacanze sia stata idoneamente igienizzata. Pertanto, il processo di accoglienza “safe” potrebbe seguire queste fasi:

assicuriamoci che l’ospite abbia effettuato il check in Online. Invia il contratto di locazione al tuo ospite una settimana prima del suo arrivo e di riscuoti in anticipo la tassa di soggiorno in maniera tale da evitare di allungare i tempi di accoglienza e gli eventuali rischi.
Rechiamoci presso l’immobile con qualche minuto di anticipo assicurandoci di avere i DPI necessari: guanti monouso, mascherina chirurgica o FFP1, visiera paraschizzi o occhiali di protezione; igienizzante istantaneo.
Stando ad una distanza di 1 metro, accogliamo l’ospite e gli spieghiamo le dinamiche dell’alloggio. Si prosegue con la consegna delle chiavi, già igienizzate ed inserite in un sacchetto sigillato.
Una volta all’esterno: a) si ripone la visiera (o occhiali) in un apposito contenitore (verranno sanificati dopo); b) si procede con lo smaltimento della mascherina e guanti nei rifiuti; c) ci disinfetta le mani con l’igienizzante istantaneo in quanto guanti, mascherina o occhiali potrebbero essere stati contaminati.

Self Check in, o Contact Less check in se preferite

Il Self check in oggi è l’opzione più consigliata per garantire maggiore sicurezza a noi e ai nostri ospiti. Airbnb, ad esempio, richiede esplicitamente ai proprietari e gestori di offrire, ove possibile, sistemi di apertura da remoto, come il self check-in, che permettono di entrare negli appartamenti in totale autonomia senza doversi incontrare per la consegna delle chiavi rischiando dunque il contagio. Tutto ciò non sorprende e anzi fa riflettere maggiormente su come per gli Affitti brevi si potrebbero adottare nuovi modelli di business che punteranno maggiormente su tecnologia e innovazione.

I sistemi di apertura a distanza saranno un valore aggiunto appena il nostro Paese si riaprirà al turismo.

Le strutture che garantiranno l’entrata degli ospiti in modalità “contactless” saranno favorite rispetto a quelle che obbligano host e guest ad incontrarsi.

Sono un grande estimatore del self check in e me ne sono fatto spesso promotore verso molti proprietari che mi hanno affidato la gestione dei loro immobili. Sono anche consapevole della diffidenza degli italiani verso qualcosa di nuovo specie se va a modificare le loro abitudini. E’ facile infatti immaginare come un sistema automatizzato venga ancora accolto con molte perplessità da parte di molti gestori vecchio stampo.

Differenza tra accoglienza e check-in

Quello che ci tengo a chiarire è che c’è differenza tra accoglienza e check-in, essi non sono due momenti che devono necessariamente coincidere in quanto il disbrigo delle pratiche burocratiche (check in) può essere fatto ben prima dell’arrivo dell’ospite e, invece, ci sono molti modi di offrire ai tuoi ospiti un buon servizio di accoglienza.

Il self check in non vuole e non può sostituirsi al lato umano e caloroso che contraddistingue l’accoglienza made in Italy, ma ricordiamoci anche che l’accoglienza comincia ben prima dell’arrivo dell’ospite in struttura e che non basta interessarsi soltanto al momento di consegna delle chiavi.

I vantaggi del self check in

La tecnologia del self check in presenta vantaggi considerevoli:

nessun contatto fisico = nessun rischio di contagio = maggiore considerazione in fase di prenotazione
serve a rendere l’arrivo dell'ospite piacevole e veloce e permettere agli host di scegliere un momento più opportuno per fare gli onori casa al proprio ospite.
risparmia i tempi di attesa da una parte e dall’altra. Raccomando comunque una visita di persona, magari in un secondo momento, in modo da aggiungere quel tocco umano che può fare la differenza.
Gli host possono gestire la loro struttura ricettiva ovunque si trovino: al lavoro, al mare o all’estero con incredibili vantaggi in termini di tempo e soldi.
Incide positivamente anche sulle recensioni dei clienti, altro tema di fondamentale importanza, perché si evitano ritardi e perdite di tempo: i viaggiatori una volta arrivati possono dedicarsi subito alla loro vacanza
Consente al viaggiatore di non avere vincoli di orario e non dover aspettare per il normale disbrigo delle pratiche burocratiche come la firma del contratto di locazione, il pagamento della tassa di soggiorno e la registrazione Alloggiatiweb in quanto si gestisce tutto prima dell’arrivo presso la struttura.
In alcuni casi, tramite la procedura di self-check-in si può proporre anche l’acquisto di servizi ancillari come tour guidati, biglietti musei ed altro ancora.

Il self check-in è consentito dalla legge?

Ho detto che tramite la tecnologia del self check in è possibile semplificare il disbrigo delle pratiche burocratiche come la firma del contratto di locazione, il pagamento della tassa di soggiorno e la registrazione Alloggiatiweb. In ogni caso tutti i dati acquisiti verranno trattati nel rispetto del GDPR per garantire la privacy degli ospiti.

Non ci sono disposizioni legislative che vietano il self check-in a patto che rispetti quanto stabilito dal TULPS all’art 109. I dati degli ospiti devono essere inviati entro 24 ore attraverso la piattaforma Alloggiati Web e soprattutto è necessario procedere con la verifica dell’identità dell'ospite prima di qualsiasi invio.

In cosa consiste esattamente il self check in?

Possiamo valutare diverse alternative:

1) Installazione di una cassetta di sicurezza per chiavi, detta anche “lock box”. Ne esistono di diversi tipi: si va dal contenitore a lucchetto fino alla scatolina da attaccare al muro vicino all’ingresso. In questi casi si fornirà all’ospite il codice di accesso in modo da permettere a quest’ultimo di entrare in autonomia: bisognerà stare attenti a cambiarlo frequentemente però, in modo da evitare sorprese.

2) Salendo di livello si trova la serratura con codice a pulsanti. Per installarla è necessario rimuovere la vecchia serratura e sostituirla: non è un operazione complessa e si può fare in autonomia. Il vantaggio di questo apparecchio è che il guest non dovrà portarsi dietro le chiavi nei suoi spostamenti, evitando quindi di perderle e rimanere chiuso fuori, chiedendo l’intervento del padrone di casa.

3) Al top delle soluzioni attuali in fatto di self check in c’è l’accesso remoto tramite dispositivi mobili.

Si tratta di sistemi che si collegano al citofono di casa e permettono di aprire le porte utilizzando un’apposita applicazione per smartphone. Questo meccanismo è estremamente comodo anche perché questi programmi sono pensati per permettere l’ingresso dal giorno dell’arrivo a quello di partenza, per poi disattivarsi e consentire l’accesso solo al prossimo guest. Si evita così sia il problema della duplicazione delle chiavi, sia il riutilizzo delle password nelle serrature con codice. Le aziende che se ne occupano spesso permettono anche di controllare i documenti in tempo reale e far firmare il contratto di locazione via App. Questo chiaramente è un servizio che ha un costo maggiore ai precedenti, solitamente versato sotto forma di rata mensile.

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